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海外出張はエキサイティングな機会であり、仕事上のネットワークを広げるのに最適な方法ですが、少々圧倒されることもあります。必要なものがすべて揃っているか、また不測の事態に備え、出張前に準備をすることが大切です。まず、必要なチェックリストを作成することから始めるとよいでしょう。必要なチェックリストには、パスポートや連絡先のリスト、予備の通貨や携帯電話の充電器など、必要な書類やアイテム、情報がすべて含まれている必要があります。何を持参し、何を期待するかを知ることは、あなたの旅行をできるだけスムーズに成功させるために役立ちます。正しいチェックリストと準備で、世界に挑み、旅を成功させましょう。
旅の目的を理解する
海外出張に出かける前に、なぜ行くのか、そして出張から何を得たいのかを理解するために数分の時間を割いてください。ビジネスパーソンとして何を達成しようとしているのか？あなたのチームは、あなたに何を達成させる必要があるのでしょうか？新しい仕事上の人脈を作る、新しい文化を訪問する機会がある、新しい国について学ぶ、ネットワークを広げるなど、この旅行が自分にとって重要だと思う理由を書き出してみてください。この旅行は、あなたにとって重要かもしれませんが、会社にとっても重要です。自分自身のためだけでなく、会社の目標を達成するために参加するようにしましょう。
必要な書類を準備する
海外旅行に行く場合、国内旅行では通常必要ない追加書類を持参する必要があります。ご家族でご旅行の場合は、ご家族のパスポートのコピーが必要です。ビザが必要な国へのご旅行の場合は、パスポート、ビザ、パスポートのコピー（ビザのページが表示されているもの）が必要です。旅行によっては、すべての書類を入れるビジネスバッグまたはスーツケース、およびバッグを密封するためのガムテープも必要です。外国を訪問される場合、パスポートに追加するためのパスポート用写真も必要です。写真は最近撮ったものであれば何でもかまいません。重要な書類や情報は、必ずスーツケースなど安全な場所に保管してください。
適切なパッキング
どのような場面でも1着の服を持っていけばいいように思えるかもしれませんが、実はそれはあまりうまくいきません。着るものや必要なものをチェックリストでまとめておきましょう。そうすれば、荷物が多くなりすぎてスーツケースのスペースが狭くなるのを防ぐことができます。また、同僚がいれば、何を持っていけばいいかを考える手助けをしてくれるかもしれません。一人でスーツケース2個は簡単に持っていけることを忘れないでください。スーツとネクタイの着用が義務付けられていない国を訪問する場合は、Tシャツとジーンズでもかまいません。しかし、ビジネスウェアを必要とする国を訪問する場合は、必ずその服装を持参してください。チェックリストを見て、他に必要なものを確認しておくとよいでしょう。
セキュリティと安全に関するプロトコルを理解する
旅行の目的だけでなく、訪問先の国の安全やセキュリティのプロトコルも理解しておきたいものです。その国のセキュリティと安全に関するプロトコルを確認し、現地で何をすべきかを理解するのに数分かけてください。その国に滞在中、法律や習慣に違反することがないようにしたいものです。また、シートベルトの着用や飲酒運転の禁止など、現地のプロトコルに従うことを確認する必要があります。また、訪問先の安全や治安について理解しておくことも重要です。現地のニュースを見たり、旅行ガイドを見たりするとよいでしょう。紛争地域や満員のスタジアムなどを訪れると、より高いリスクがあるかもしれません。
コミュニケーションプランの確立
旅行の準備をする際には、必ず連絡手段を確立しておきましょう。連絡の取れる人を確保し、その人にあなたの連絡先と、必要な情報を伝えておきましょう。異なるタイムゾーンに移動する場合は、その時間に連絡の取れる人を確保してください。あなたの携帯電話が充電されていることを確認し、適切な着信音/通知も充電されていることを確認してください。旅程表、連絡先の旅程表、緊急時の情報など、必要な情報が一か所にまとまっていることを確認してください。 出張先では、常に携帯電話をそばに置いておきたいと思うことでしょう。そのような場合は、電源を入れて充電したまま部屋に置いておくと安心です。部屋番号を確認し、金庫があればそこにスマホも入れておくとよいでしょう。
現地の習慣や法律について調べておく
最後に、準備ができたら、その国の政府のホームページで、現地の習慣や法律について調べてみましょう。そうすることで、現地の習慣や法律を理解し、違反することがないようにすることができます。また、現地のニュースをチェックしたり、旅行ガイドを見たりして、訪問する国について理解を深めるのもよいでしょう。
